In ogni organizzazione il fattore umano rappresenta un componente fondamentale per il successo: per questo motivo è importante consentire alle persone di interagire, comunicare e collaborare efficacemente. Grazie al livello di maturità raggiunto dalle moderne soluzioni di collaborazione e dalla dimestichezza che anche gli utenti ormai hanno con queste tecnologie come conseguenza del loro utilizzo nella sfera privata, oggi più che mai i progetti in questo ambito possono dare ottimi risultati.
EVOLUZIONE DELL’E-MAIL
La nostra mailbox è sempre più intasata da messaggi spesso inutili che ci fanno consumare tempo prezioso e distolgono la nostra attenzione dai messaggi più importanti. Il risultato è che la nostra produttività diminuisce e alcuni processi aziendali che si basano sull’invio di email subiscono dei rallentamenti. I moderni ambienti di posta elettronica utilizzano tecnologie sofisticate per aiutarci a risparmiare tempo e lavorare in modo più focalizzato.
INSTANT MESSAGING AZIENDALE
Ormai siamo abituati ad essere sempre “online” e a dialogare in tempo reale con amici e parenti tramite chat: perché non puntare ad avere questa comodità anche in ambito aziendale? Ottenere o fornire risposta immediata ad una richiesta, poter tener traccia delle conversazioni e conoscere lo stato di presenza di un collega sono indiscutibilmente funzionalità molto utili e le piattaforme professionali offrono strumenti di controllo e sicurezza adeguati.
VIDEOCONFERENZA E WEBINAR
Le spese di viaggio sono per molte aziende una voce di costo importante e un disagio per le persone. Un sistema di videoconferenza di buona qualità, disponibile ormai anche a costi accessibilissimi tramite soluzioni cloud, permette di abbattere questi costi fornendo al tempo stesso una modalità di comunicazione quasi altrettanto completa ed efficace quanto la visita di persona ma decisamente più fruibile e immediata. Il Webinar è un sistema di comunicazione “uno a molti” sempre più utilizzato dalle aziende per presentare prodotti, strategie aziendali, risultati, etc.
PARTNERS TECNOLOGICI: MICROSOFT
CONDIVISIONE E SINCRONIZZAZIONE FILE
Molto spesso abbiamo bisogno di scambiare file tra colleghi e con persone esterne. La modalità classica di invio tramite email diventa poco efficiente quando si tratta di file che devono essere frequentemente aggiornati oppure di grandi dimensioni. Per superare questo problema evitando nel contempo che gli utenti facciano uso di soluzioni di file sharing personale (con conseguenti problemi di sicurezza e assenza di controllo) è opportuno che le aziende si dotino di una soluzione idonea.
INTEGRAZIONE TRA PC E TELEFONIA
PC e telefono sono i due principali strumenti forniti in dotazione agli utenti e quasi sempre vengono utilizzati in modo separato e senza alcuna integrazione. Usare il PC per comandare il telefono (click to call) e ottenere immediatamente informazioni aggiornate sul chiamante (dati CRM, questioni aperte, etc.), avere una rubrica telefonica centralizzata sincronizzata con il gestionale, ottenere statistiche sulle chiamate, poter sapere se un altro utente è al telefono direttamente dal client di chat sono alcuni esempi di integrazione che si possono facilmente realizzare.
SOCIAL NETWORK AZIENDALI E CHAT DI GRUPPO
Molto è stato scritto sulle modalità più efficaci per sfruttare le diverse competenze e modi di pensare delle persone per generare innovazione di prodotti o di processi. Uno degli approcci consiste nel favorire l’espressione di ciascuno utilizzando per scopi aziendali piattaforme analoghe ai social network come Facebook, caratterizzate da una estrema immediatezza d’uso e dall’assenza di gerarchie. La disponibilità di queste piattaforme sotto forma di servizi cloud permette alle aziende di intraprendere questi progetti con costi minimi e concentrarsi sugli obiettivi invece che sulla tecnologia.
SICUREZZA E CONTROLLO
Surftech aiuta le aziende ad affrontare i progetti in ambito collaborazione e comunicazione senza trascurare la sicurezza e la tutela del patrimonio informativo aziendale. Spesso le principali differenze tra soluzioni di tipo consumer e soluzioni professionali consistono proprio nelle funzionalità di gestione e controllo e nella sicurezza disponibili in queste ultime, che vanno quindi attentamente valutate.